1. Een terrein wordt steeds gereserveerd via het online reservatiesysteem van Tennis Vlaanderen.

2. Elk lid beschikt over een uniek Tennis Vlaanderen lidnummer en paswoord om in te loggen op de website.
Deze logingegevens zijn strikt persoonlijk en worden nooit "uitgeleend" aan andere (niet-) leden van Tennis- en padelclub Roelandsveld vzw.

3. Elk tennislid mag slechts één uur reserveren per keer. Een padellid mag maximaal een veld van 1.30 uur reserveren per keer.
Dit betekent dat de naam van elk lid maximaal één keer mag voorkomen in het reservatiesysteem per sport.

4. Enkelspel moet als dusdanig worden ingeschreven (twee namen verplicht). Dubbelspel moet als dusdanig worden ingeschreven (vier namen verplicht). Een padelveld vereist steeds vier namen per reservatie.

5. De namen van de spelers vermeld in het reservatiesysteem moet overeenkomen met de namen van de spelers die zich op het terrein bevinden.

6. Elk terrein komt vrij indien er niet op gespeeld wordt binnen 15 minuten na de aanvang van het gereserveerde uur. Leden die niet hebben kunnen reserveren krijgen voorrang op dit terrein.

7. De procedure voor het uitnodigen van een gastspeler is als volgt:
 

a) Stuur minimum één week voor je met een genodigde (= speler die geen lid is van Tennisclub Roelandsveld) wil spelen, een aanvraag via ons contactformulier. Hierin vermeld je dat:

• je wil spelen met een genodigde

• datum, uur en terrein waarop je wil spelen

• naam van de genodigde
   

b) Na het ontvangen van de email wordt de reservatie vastgelegd door iemand van het bestuur.
 

c) Je krijgt een email ter bevestiging dat je reservatie met je genodigde is uitgevoerd. Je kan dus spelen met je genodigde.
 

d) Voor het spelen met een gastspeler (uitnodiging) moet 10 EUR betaald worden per speler, per uur. Dit bedrag moet gestort worden op de rekening van Tennisclub Roelandsveld.

8. Officiële Tennis Vlaanderen wedstrijden (interclub, tornooi, …) en interne tornooien (georganiseerd door TPCR) krijgen altijd voorrang op gewone reservaties. Een boxwedstrijd staat gelijk met een gewone reservatie.

9. Onregelmatige reservaties worden als nietig beschouwd en geschrapt.

10. Bij herhaald misbruik zal het bestuur sancties treffen in de vorm van het ontzeggen van toegang tot het reservatiesysteem.